Polityka Prywatności serwisu Soft Clean Living

1. Wprowadzenie do Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania oraz ochrony danych osobowych użytkowników serwisu internetowego softcleanliving.com, prowadzonego przez Soft Clean Living. Dokument ma na celu wyjaśnienie, jakie dane gromadzimy, w jakich celach je wykorzystujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Polityka Prywatności ma zastosowanie do wszystkich działań podejmowanych za pośrednictwem serwisu, w tym do korzystania z formularzy kontaktowych, formularza rezerwacji, zapytań o wycenę, zapisu do newslettera (jeśli jest dostępny), a także do innych form komunikacji online z Soft Clean Living.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) jest:

Soft Clean Living
serwis profesjonalnego czyszczenia tapicerki meblowej i tekstyliów
strona internetowa: https://softcleanliving.com

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych możliwy jest za pośrednictwem:

• formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/,
• formularza rezerwacji dostępnego na stronie /booking/,
• bezpośredniego kontaktu telefonicznego lub e-mailowego wskazanego w zakładce Kontakt.

Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych oraz ich przetwarzanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO oraz krajowymi regulacjami z zakresu ochrony danych osobowych.

3. Zakres zbieranych danych

Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Soft Clean Living zależy od sposobu korzystania z serwisu softcleanliving.com oraz rodzaju wybranych usług. W szczególności możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy (w przypadku klientów biznesowych),
• Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, adres realizacji usługi (np. mieszkania, biura),
• Dane dotyczące zamówienia – informacje o rodzaju tapicerki, wielkości mebli, wskazanym terminie, preferencjach dotyczących usługi, dodatkowych uwagach przekazanych w formularzu,
• Dane do rozliczeń – w przypadku wystawiania faktur: dane firmy, NIP, adres siedziby,
• Dane przekazywane w korespondencji – treść wiadomości wysyłanych przez formularz kontaktowy lub inne kanały komunikacji udostępnione na stronie,
• Dane związane z newsletterem (jeżeli jest dostępny) – adres e-mail oraz informacje o preferencjach w zakresie treści marketingowych,
• Dane techniczne i eksploatacyjne – adres IP, typ urządzenia, przeglądarka internetowa, dane o aktywności na stronie (np. odwiedzane podstrony, czas wizyty), gromadzone za pośrednictwem plików cookies oraz podobnych technologii, zgodnie z odrębną Polityką Cookies.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności serwisu, np. wysłania zapytania, dokonania rezerwacji terminu czy otrzymania oferty.

4. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe użytkowników serwisu softcleanliving.com mogą być przetwarzane w następujących celach:

• Realizacja usług czyszczenia tapicerki – przyjmowanie i obsługa zamówień, przygotowanie wyceny, ustalenie szczegółów zlecenia, realizacja wizyty serwisowej oraz obsługa posprzedażowa.
• Kontakt z klientem – udzielanie odpowiedzi na pytania przesłane poprzez formularz kontaktowy, formularz rezerwacji, telefonicznie lub e-mailowo, a także przekazywanie informacji związanych z bieżącą realizacją usług.
• Przygotowanie ofert i dopasowanie usług – przedstawienie spersonalizowanej oferty na podstawie podanych przez użytkownika informacji dotyczących rodzaju tapicerki, lokalizacji czy preferowanego terminu.
• Działania marketingowe – przesyłanie materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących usług Soft Clean Living (np. rabaty, nowości, porady), o ile użytkownik wyraził na to odrębną, dobrowolną zgodę, w szczególności poprzez zapis do newslettera.
• Cele statystyczne i analityczne – analiza sposobu korzystania z serwisu, optymalizacja jego działania, poprawa jakości usług oraz dopasowanie treści do potrzeb użytkowników na podstawie zagregowanych danych, w tym danych zbieranych za pomocą plików cookies.
• Realizacja obowiązków prawnych – przechowywanie dokumentów księgowych, rozliczeń oraz danych niezbędnych do wywiązania się z obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. podatkowych lub rachunkowych).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – przetwarzanie danych może być niezbędne w celu dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami lub zabezpieczenia interesów Administratora.

5. Podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych przez Soft Clean Living odbywa się na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności art. 6 RODO. W zależności od celu przetwarzania, podstawą prawną może być:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy (np. przygotowanie wyceny, potwierdzenie terminu wizyty, realizacja usługi czyszczenia tapicerki).
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody użytkownika, np. na otrzymywanie newslettera, materiałów marketingowych, wykorzystanie określonych kategorii plików cookies (marketingowe, analityczne), jeśli wymaga tego prawo.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w szczególności wynikającego z przepisów podatkowych i rachunkowych.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak: dochodzenie roszczeń, prowadzenie analiz statystycznych, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, zapobieganie nadużyciom oraz prezentowanie dopasowanych treści.

W przypadkach, w których przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wycofać udzieloną zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

6. Udostępnianie i powierzanie danych

Soft Clean Living może powierzać lub udostępniać dane osobowe wyłącznie podmiotom, które świadczą na rzecz Administratora usługi niezbędne do prawidłowego funkcjonowania serwisu oraz realizacji usług. W szczególności mogą to być:

• Partnerzy technologiczni – dostawcy hostingu, systemów rezerwacji online, narzędzi analitycznych, systemów mailingowych i newsletterowych, firm świadczących usługi IT i wsparcia technicznego.
• Podmioty obsługujące płatności – operatorzy płatności elektronicznych lub banki, jeżeli tego rodzaju formy rozliczeń są dostępne i wykorzystywane przez użytkowników.
• Firmy kurierskie i logistyczne – jeżeli w związku ze świadczonymi usługami zaistnieje potrzeba przekazania danych w celu realizacji dostaw lub odbiorów.
• Biura rachunkowe, doradcy prawni i podatkowi – w zakresie niezbędnym do prowadzenia dokumentacji księgowej, rozliczeń oraz obsługi prawnej.
• Inni podwykonawcy i współpracownicy – zaangażowani w realizację usług czystościowych lub serwisowych na rzecz użytkowników.

Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych, zobowiązane są na mocy umowy do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych oraz do przetwarzania danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

Dane osobowe mogą być również udostępniane organom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, w szczególności sądom, organom ścigania lub administracji publicznej – wyłącznie w zakresie przewidzianym przepisami.

7. Prawa użytkownika

W związku z przetwarzaniem danych osobowych użytkownikom serwisu softcleanliving.com przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo do sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.
• Prawo do usunięcia danych – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – wstrzymania operacji przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas weryfikacji poprawności danych.
• Prawo do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania, a także wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego.
• Prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
• Prawo do cofnięcia zgody – w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik może w dowolnym momencie ją wycofać.
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji swoich praw użytkownik może skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem formularza na stronie /contact-us/ lub przy użyciu danych kontaktowych wskazanych w tej zakładce. Administrator dokłada starań, aby rozpatrywać zgłoszenia bez zbędnej zwłoki, z poszanowaniem obowiązujących przepisów.

8. Bezpieczeństwo i przechowywanie danych

Soft Clean Living przykłada dużą wagę do bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych oraz stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, mające na celu ochronę danych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

W szczególności stosujemy m.in.:

• rozwiązania organizacyjne ograniczające dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych, zobowiązanych do zachowania poufności,
• wybór sprawdzonych dostawców usług hostingowych oraz partnerów technologicznych,
• środki mające na celu zabezpieczenie transmisji danych za pośrednictwem protokołów szyfrowania (np. HTTPS), jeżeli są stosowane w ramach serwisu,
• regularne działania zmierzające do aktualizacji oprogramowania i monitorowania bezpieczeństwa środowiska serwerowego.

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane. Co do zasady:

• dane przetwarzane w związku z realizacją usług przechowywane są przez czas niezbędny do wykonania umowy oraz przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z tej umowy,
• dane przetwarzane na podstawie przepisów prawa (np. dokumenty księgowe) przechowywane są przez okres wynikający z tych przepisów,
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. do celów marketingowych, newslettera) przechowywane są do momentu cofnięcia zgody lub zgłoszenia sprzeciwu, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania,
• dane wykorzystywane w celach statystycznych i analitycznych, gromadzone za pośrednictwem plików cookies, przechowywane są przez okres wynikający z ustawień tych plików lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika, zgodnie z Polityką Cookies.

Po upływie stosownych okresów przechowywania dane są usuwane, anonimizowane lub ograniczane w przetwarzaniu zgodnie z obowiązującymi przepisami.

9. Postanowienia końcowe

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozszerzenia oferty usług lub modyfikacji funkcjonalności serwisu softcleanliving.com. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na tej stronie.

Rekomendujemy regularne zapoznawanie się z treścią Polityki Prywatności w celu pozostania na bieżąco z zasadami ochrony danych osobowych obowiązującymi w Soft Clean Living.